Assistant (e) de la chaine d’ approvisionnement

Fonctions principales / Responsabilités:

1. Recevoir toutes les demandes et fournitures et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de la MOI applicable à l'Office.
2. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les formulaires d'évaluation et ensuite la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM ; s'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
3. Veiller à ce que tous les achats soient effectués conformément aux règles de l'OIM en matière d'achats et mettre en œuvre les mécanismes appropriés pour prévenir la fraude et garantir la transparence, en plus des règles et règlements de l'OIM en matière d'achats.
4. Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements en cours et assurer le suivi avec les collègues concernés afin de garantir la clôture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système PRISM.
5. Gérer des services d'achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme à l'appui des opérations de l'OIM au Togo.
6. Veiller à ce que les actifs (OIM et bénéficiaires) soient créés dans PRISM par le biais de MM avant la passation de marchés et qu'ils soient acquis, transférés et désactivés une fois le projet achevé. 
7. Conseiller les assistants et gestionnaires de projets sur les offres recueillies et les meilleurs biens/services à acquérir.
8. Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériels demandés et tenir le personnel de projet concerné informé de l'état d'avancement de la livraison.
9. Coordonner avec l'unité réceptrice les biens/services à recevoir et obtenir des bons de livraison et des factures satisfaisants de la part de l'unité réceptrice.
10. 1Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d'achat, offres, soumissions, etc. et veiller à ce qu'il soit régulièrement mis à jour.
11. Compiler, avec l'aide du SCO, une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés à Lomé et effectuer des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités pour les fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d'accréditation des fournisseurs, le cas échéant.
12. Coordonner avec le département des finances pour s'assurer qu'avant la commande finale et la livraison des équipements/matériels, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés. 
13. Tenir un registre des fournitures de bureau et procéder à des inventaires périodiques pour s'assurer que les articles de papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps utile. 
14. Fournir une assistance logistique aux projets, notamment en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc.
15. Préparer les contrats de service nécessaires et s'assurer que le département LEG à Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature.
16. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés. 
17. Coordonner les tâches du chauffeur.
18. Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport du bureau de soutien du Togo et veiller à l'affectation efficace et efficiente des véhicules de l'OIM et des moyens de transport loués. 
19. Entreprendre d'autres tâches qui peuvent être assignées de temps à autre et qui sont en rapport avec le poste.

Qualifications et expérience requises

Education

• Diplôme universitaire, de préférence en gestion des achats et des approvisionnements, en logistique ou en administration des affaires, assorti d'une expérience professionnelle d'au moins trois (3) ans dans le domaine des achats et de la logistique, de préférence au sein d'une organisation non gouvernementale ou d'une agence des Nations unies ; ou,
• Diplôme d'études secondaires avec cinq (5) ans d'expérience professionnelle.

Expérience 

• Excellentes compétences en matière de communication et de négociation.
• Capacité avérée à faire preuve d'intégrité dans l'exercice des responsabilités qui lui sont confiées.
• Capacité à accorder une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision. 
• Compréhension approfondie des politiques, règles et règlements de l'OIM en matière d'achats et de logistique.
• Connaissance de l'utilisation du matériel de bureau et excellente connaissance de Microsoft Windows. Une expérience préalable de l'utilisation de SAP est un atout supplémentaire.

Langages

Une très bonne maitrise du français et de l’anglais est requise.

Compétences requises

Le titulaire du poste doit faire preuve des valeurs et compétences suivantes :

Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l'inclusion.

Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d'une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l'organisation.

Professionnalisme : Démontrer sa capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et faire preuve d'un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.

Courage : Démontrer sa volonté de prendre position sur des questions importantes.

Empathie : Faire preuve de compassion pour les autres, faire en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

COMPÉTENCES DE BASE - Behavioural indicators – Level 1

Travail en équipe : Développer et favoriser une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.

Fournir des résultats : Produire et fournir des résultats de qualité dans le respect du service et des délais. Est orienté vers l'action et déterminé à atteindre les résultats convenus.

Gestion et partage du savoir : Chercher continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

Responsabilité : S'approprier la réalisation des priorités de l'Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.

Communication : Encourager et contribuer à une communication claire et ouverte. Expliquer des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autre :

Toute offre faite au candidat en relation avec le présent avis de vacance est soumise à la confirmation du financement. 

La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. 

Seuls les candidats résidant dans le pays du lieu d'affectation ou dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, une condition préalable à l'entrée en fonction est la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à une distance de navette, et le permis de travail, le cas échéant.

Comment postuler :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par cet avis de vacance sont prié(e)s d’envoyer leur CV et leur lettre de motivation à l’adresse électronique : togovacancy@iom.int en indiquant dans l’objet du courriel le titre : « Recrutement pour le poste d’Assistant(e) de la Chaine d’approvisionnement » au plus tard le 13 mai 2024 à 17h30.

Seules les candidatures présélectionnées seront contactées. 

Période de publication :

Du 30.04.2024 au 13.05.2024

Pas de frais :

L'OIM n'exige aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). L'OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.