Assistant (e) aux opérations

Contexte : 

Sous la supervision générale de la Cheffe de mission de l’OIM Ghana, Togo et Benin et la supervision directe du chargé de Programme il/elle sera chargé(e) d’appuyer la mise en œuvre et la coordination des activités de retour, transit , réintégration et tout autre mouvement au départ ou à destination du Togo organisé sous les auspices de l’OIM.

 

Fonctions principales / Responsabilités:

L’Assistant(e) aux Opérations et à la réintégration devra :

1. Suivre les mouvements d’assistance aux migrants de retour ou sur le départ avec les autorités compétentes, les partenaires et autres fournisseurs de service.
2. Créer des fichiers de données de mouvement, par ABN, pour toutes les personnes conformément aux SOP et pour la responsabilité de l'OIM.
3. Conformément aux pratiques locales et aux directives et normes RMM, et en étroite coordination avec les superviseurs, identifier et affecter des escortes pour accompagner les personnes vulnérables.
4. En coordination avec le chargé de bureau, traiter les documents d'autorisation de sortie et les documents de voyage conformément aux normes établies et aux directives locales.
5. Procéder à une vérification de l'identité et des documents avant la distribution des documents de voyage aux réfugiés et aux migrants.
6. Fournir des conseils avant le départ sur les procédures avant l'embarquement et les besoins spéciaux pendant le voyage (comme les repas, les médicaments, les fauteuils roulants et les conditions médicales), au besoin. Identifier les vulnérabilités des bénéficiaires et coordonner les actions appropriées pour s'assurer qu'elles sont traitées.
7. Fournir une rétroaction régulière sur le travail accompli au chargé de bureau et tenir immédiatement les superviseurs informés de tout problème qui survient.
8. Démontrer une compréhension approfondie des SOP des opérations de mouvement et des systèmes et bases de données relatifs aux mouvements, ainsi que la capacité de rester professionnel, impartial et impartial lors de toutes les interactions avec les migrants et collègues. Conformément au Code de conduite de l'OIM et aux instructions sur la prévention de l'exploitation et des abus sexuels (PSEA.)
9. Aider tous les rapatriés qui reviennent dans le cadre des programmes AVRR de l’OIM à concevoir des plans de réintégration viables.
10. Fournir un soutien global dans la gestion quotidienne et le fonctionnement des subventions de réintégration.
11. Authentifier tous les documents justificatifs présentés par les rapatriés et les transmettre aux points focaux concernés pour approbation et décaissement ultérieur des fonds aux prestataires de services / fournisseurs.
12. Aider les rapatriés à obtenir des licences commerciales pour opérer au Togo. 
13. Maintenir un système de classement électronique pour tous les rapatriés, y compris les victimes de la traite, afin de garantir que tous les documents pertinents (ABN, approbations, plans d'affaires, pièces justificatives, factures, rapports de suivi, etc.) sont sauvegardés de manière organisée sur le disque public. 
14. Soutenir la maintenance de la base de données sur les rapatriés AVRR et fournir des rapports statistiques réguliers au chargé de programme et au bureau régional selon les besoins (mensuels, trimestriels et annuels).
15. Aider les missions d'envoi pour faciliter le retour volontaire des Togolais en fournissant des informations, en organisant un abri, en effectuant des retracement et évaluation familiale, etc.
16. Soutenir les missions de suivi d'autres bureaux de l'OIM en facilitant les arrangements logistiques, y compris avec les rapatriés. 
17. Effectuer un suivi des activités de retour et de réintégration (par téléphone et en personne) Toute autre tâche nécessaire qui pourrait lui être confiée.

 

Qualifications et expérience requises

 

Education

• Diplôme d'études universitaires en , sciences sociales, économie et administration d'une institution d'enseignement accréditée avec trois d’expérience de travail pertinente. 
• Diplôme d'études secondaires avec trois d’expérience de travail pertinente.

 

Expérience 

• Expérience d’au moins trois ans dans l’aide humanitaire (opérationnelle, administrative et financière) au sein d’une ONG, d’une organisation internationale ou d’une structure nationale d’assistance sociale, de préférence en matière de migration ou d’assistance aux personnes vulnérables.
• Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint et internet).
• Excellente capacité de gestion de procédures logistiques et administratives. 

 

Langages

Une très bonne maitrise du français est requise. La connaissance de l’Anglais et d’une ou plusieurs langues parlées au Togo ( Mina, Tema, Moba, Ewe) est considérée comme un avantage.

 

Compétences requises

Le titulaire du poste doit faire preuve des valeurs et compétences suivantes :

Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l'inclusion.

Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d'une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l'organisation.

Professionnalisme : Démontrer sa capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et faire preuve d'un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.

Courage : Démontrer sa volonté de prendre position sur des questions importantes.

Empathie : Faire preuve de compassion pour les autres, faire en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

 

COMPÉTENCES DE BASE - Behavioural indicators – Level 1

Travail en équipe : Développer et favoriser une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.

Fournir des résultats : Produire et fournir des résultats de qualité dans le respect du service et des délais. Est orienté vers l'action et déterminé à atteindre les résultats convenus.

Gestion et partage du savoir : Chercher continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

Responsabilité : S'approprier la réalisation des priorités de l'Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.

Communication : Encourager et contribuer à une communication claire et ouverte. Expliquer des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autre :

Toute offre faite au candidat en relation avec le présent avis de vacance est soumise à la confirmation du financement. 

La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. 

Seuls les candidats résidant dans le pays du lieu d'affectation ou dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, une condition préalable à l'entrée en fonction est la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à une distance de navette, et le permis de travail, le cas échéant.

 

Comment postuler :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par cet avis de vacance sont prié(e)s d’envoyer leur CV et leur lettre de motivation à l’adresse électronique : togovacancy@iom.int en indiquant dans l’objet du courriel le titre : « Recrutement pour le poste d’Assistant(e) aux opérations » au plus tard le 18 aout 2024 à 17h30.

Seules les candidatures présélectionnées seront contactées. 

Période de publication :

Du 05.08.2024 au 18.08.2024

 

Pas de frais :

L'OIM n'exige aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). L'OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.